Тайм менеджмент - это что? + как правильно управлять своим временем в бизнесе

Как известно, самое ценное, что есть у людей - это время. Его нельзя обратить в спять, а также, не желательно использовать в пустую. Поэтому, появился такой термин, как тайм менеджмент. По сути, это рациональное использование времени в интересах бизнеса и привлечения прибыли.

• Оглавление
• Что такое Тайм-менеджмент?
• Советы по управлению временем
• Управляйте своими встречами
• Приоритет вашего времени
• Подумайте над важными вопросами
• Поработайте над оформлением своей электронной почты
• Тайм менеджмент - умение общаться с людьми
• Запланируйте свою неделю в воскресенье
• Почему тайм-менеджмент важен

Что такое Тайм-менеджмент?

«Тайм-менеджмент» - это способ, которым мы решаем использовать наше время, чтобы максимизировать нашу производительность в достижении определенных долгосрочных целей.

Навыки тайм-менеджмента относятся к умению расставлять приоритеты задач и действий, а затем выделять правильное количество времени для правильной деятельности.

В организациях навыки управления временем относятся к распределению рабочего времени таким образом, что конкретные временные интервалы назначаются мероприятиям в соответствии с их важностью, чтобы наилучшим образом использовать имеющееся время и максимально повысить личную эффективность на рабочем месте. Вам нужно только применить две мощных концепции:

1. Грамотное управление временем;
2. Повешение своей производительности за счет тайм-менеджмента.

Советы по управлению временем

С помощью этих 16 советов по управлению временем вы можете планировать, выполнять и управлять своим днем ​​и добиться огромного успеха!

1. Начните с выяснения того, куда уходит ваше время в течение дня. Часто существует большое расхождение между вашим субъективным временем и реальностью. Например, вы можете проводить слишком много времени сидя на непродуктивных встречах или занимаясь низко приоритетными задачами.
2. Перед встречами определите желаемые результаты.
3. Имейте четкую цель перед началом встреч. Ваша команда будет тратить меньше времени, возвращаясь к работе, как только вы достигнете своей цели.
4. Установить ограничение по времени для задач.

Еще раз взгляните на аудит времени и определите задачи, которые занимают больше времени, чем вы ожидаете.

Установив временные ограничения для этих предметов, вы будете больше фокусироваться и работать более эффективно.

Если вы все еще выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и устраните небольшие потери времени, такие как незапланированные перерывы.

• Создайте ежедневный план.

Используйте первые 30 минут своего дня, чтобы создать ежедневный список дел, который соответствует вашему еженедельному плану.

Произнесите элементы списка так, как будто вы их уже завершили. Вместо «Отправить отчет руководителю проекта» напишите «Отчет представлен руководителю проекта».

Этот маленький трюк даст вам дополнительный импульс мотивации.

• Добавьте «готовый список» в свой список дел.

Иногда неожиданные задачи просто появляются в течение дня. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами для дополнительного удовлетворения в конце дня.

В воскресенье пересмотрите свои достижения за предыдущую неделю и поздравьте себя с вашими успехами. Этот период обзора повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

• Выполняйте свои самые важные и сложные задачи первым делом с утра.

Большинство из нас считают наш первый час работы наиболее продуктивным - обязательно используйте его с умом! Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. При загрузке мозга меньше энергии для мечтаний и забот о других задачах.

• Блокировать отвлечения.

Используйте на компьютере функцию «не беспокоить» при работе над целевыми задачами. Направьте свое внимание, работая только на одном мониторе и открывая только одно окно. Выход в автономный режим также может быть вариантом, но давайте не будем заходить так далеко.

• Старайтесь не вешать на себя много задач.
• Не зацикливайтесь на мелких деталях.

Вместо того, чтобы заниматься перфекционизмом, имейте в виду общую картину.

Сосредоточьтесь на ваших приоритетах, а не на мельчайших деталях вашей работы. Решайте самые важные задачи в вашем списке дел и не беспокойтесь о мелочах.

• Расписание перерывов между задачами.

Человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за один раз.

Планируйте перерыв как минимум каждые 90 минут, чтобы избежать выгорания и поддерживать высокую производительность в течение дня.

• Максимально использовать время ожидания.

Это происходит со всеми: мы ждем в очередях, залах ожидания, терминалах аэропорта, вокзалах и так далее.

1. Отвечайте на электронные письма на вашем телефоне, * Узнавайте пропущенные телефонные звонки,
2. Занимайтесь спортом, отдыхайте или медитируйте
3. Читайте книги.
4. Слушайте подкасты на вашем телефоне.

Не позволяйте неожиданным очередям сжигать ваше время

• Часто занимайтесь спортом.

Спорт поможет вам справиться с повседневными стрессами.

Исследователи показали, что короткие и интенсивные тренировки могут быть такими же полезными, как и более длинные. Выделите время для коротких тренировок - по крайней мере, через день.

• Соблюдайте режим сна.

Ученые выяснили, что меньше спать, чтобы создать больше ориентированного на задачи времени, приводит к неприятностям. Уставшие люди откладывают все больше и легко отвлекаются. Дайте мозгу по крайней мере восемь часов сна каждую ночь.

• Расписание времени отдыха.

Выйдите из колеса хомяка, проведите некоторое время в тишине и выключите свой «рабочий мозг».

Вы будете удивлены положительным влиянием, которое какое-то тихое время может оказать на ваши творческие процессы. Медитация помогает вам по-новому взглянуть на свою работу.

• Промедление - враг производительности.

Попробуйте установить сроки выполнения задач в вашем списке дел. Если вы избегаете какой-то конкретной задачи, потому что она слишком пугающая, разделите ее на более мелкие куски (не забудьте также установить сроки для них). Наконец, когда вы закончите задание, которое откладывали, вознаградите себя.

О партнерских программах, для читателей интересно будет ознакомиться со статьей: Партнерская программа - это что? + как заработать денег на использовании

Управляйте своими встречами

Среднестатистический офисный работник проводит на собраниях больше одного дня в неделю! Чтобы не допустить встреч в ваш продуктивный рабочий день, попробуйте воспользоваться следующими советами:

1. Ваши встречи должны быть короткими, всегда начинать вовремя и придерживаться графика, чтобы разговор был сфокусированным. Вы могли бы даже установить таймер.
2. Приглашайте только людей, которые должны быть там. Сокращение количества участников уменьшит вероятность продолжительности вашей встречи.
3. Используйте умное планирование. Бронирование встреч утром или днем ​​оставляет вам промежуток времени, чтобы заняться другими вещами.
4. Будьте настойчивы, принимая или отклоняя приглашения. Если посещение собрания не подходит вам по времени, не бойтесь сказать «нет», объясняя свои причины. Или дайте понять, что вы доступны только в течение определенного периода времени.

Приоритет вашего времени

Есть много разных способов расстановки приоритетов, и некоторые будут работать лучше, чем другие.

1. Завершите свой рабочий день, составив список из 6 самых важных вещей, которые вы должны достичь на следующий день
2. Ранжируйте задачи в порядке важности
3. На следующий день начните с концентрации на самой важной задаче.
4. Если в конце дня будут какие-то незавершенные задачи, включите их в свой список дел на следующий день.

Это может показаться слишком простым, но эффективнее ограничить себя 6 задачами, чем поддерживать огромный список дел, который продолжается вечно.

Подумайте над важными вопросами

Начните с работы над этими вопросами, разработанными, чтобы помочь вам подключиться к вашему потоку:

1. Подумайте, что изменит ваше время на 20% для вашей карьеры и вашего благополучия. Если бы вы могли выделять себе только 1 дополнительный час в день, что бы вы сделали с ним? Как повлияет на вас этот дополнительный час?
2. Когда вы в последний раз работали в интенсивном режиме? Определите конкретные детали - какой был вид работы, где вы работали, с кем вы работали и так далее?
3. Когда вы работали в интенсивном режиме, как указано выше, какими навыками вы пользовались? Вам нужно делегировать часть своей работы, чтобы у вас было время для выполнения более сложных задач, которые лучше соответствуют вашему набору навыков?
4. Какие практические шаги вы можете предпринять, чтобы создать условия для повешения вашей работоспособности?
5. Что вы должны прекратить делать, что мешает вам находить время для работы?

Об правильном инвестировании, читателям интересно будет прочитать статью: Правильно с умом инвестировать свои деньги - вложения и прибыль

Поработайте над оформлением своей электронной почты

Люди с перегруженными почтовыми ящиками тратят на электронную почту гораздо больше времени, чем другие.

Лучший способ ускорить общение по электронной почте и тратить меньше времени на лишние обмены - организовать почтовый ящик.

Gmail предлагает множество функций, которые помогут вам доминировать в вашей бездонной яме входящей почты. Если вы используете какой-либо другой клиент, рассмотрите возможность переключения на Gmail (через POP3, SMTP и переадресацию).

Давайте рассмотрим некоторые приемы, которые помогут вам быстрее просматривать, систематизировать и отвечать на электронные письма.

1. Архивируйте электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа.
2. Создавайте действенные ярлыки, такие как СРОЧНО, ОЖИДАНИЕ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЕЙСТВИЯ.
3. Используйте фильтры, чтобы автоматически назначать ярлыки входящей почте в зависимости от отправителя или какой-либо другой информации / ключевого слова, которые они содержат.
4. Вы можете даже пометить все новостные рассылки, установив фильтр для каждого электронного письма, которое содержит слово «Отписаться».
5. Включите стандартные ответы и создавайте шаблоны из электронных писем, которые вы отправили более двух раз. Вы можете настроить их перед отправкой, но имея общий план перед началом, вы значительно ускорите процесс.

Тайм менеджмент - умение общаться с людьми

Четкие коммуникативные навыки способствуют продуктивным рабочим отношениям.

1. Будьте внимательным слушателем. Потратьте время, чтобы понять, что кто-то говорит, а не просто ждать своей очереди, чтобы говорить. Лучшее понимание чьей-либо точки зрения в конечном итоге поможет вам ясно изложить свои мысли, соответственно вы быстрее придете к соглашению или договоренности.
2. Будьте настойчивы и не бойтесь сказать "нет". Прежде чем согласиться взять на себя другое задание или проект, спросите себя, есть ли у вас время, чтобы сделать это и подходит ли вам человек для этой работы. Если ответ на любой вопрос - нет, четко объясните, почему вы не можете принять его, и попытайтесь предложить альтернативное решение.

Запланируйте свою неделю в воскресенье

Переход к работе с планом на неделю поможет вам сосредоточиться на приоритетах. Вы можете легко перейти от своего беззаботного мышления в выходные дни к продуктивному утреннему «рабочему мозгу» понедельника.

Потратьте несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Избавьтесь от промедления, разбив свои еженедельные цели на ежедневные, поэтому вам нужно только взглянуть на этот список во время работы.

Помните - ваша энергия и уровень креативности колеблются в течение недели.

1. Запланируйте задачи с низким приоритетом на понедельник и другие периоды с низким энергопотреблением.
2. Выполняйте творческие и сложные задания во вторник и среду.
3. Запланируйте встречи на четверг, когда энергия вашей команды начнет снижаться.
4. Используйте свои пятницы для планирования и организации времени.

Об инвестициях и банкротстве, читателям интересно прочитать статью: Инвестиции в торги по банкротству - какую прибыль можно получать + риски и последствия

Почему тайм-менеджмент важен

Независимо от того, назначаем ли мы денежную стоимость или нет, время ценно для нас. Подумайте об этом: сколько из вашей типичной рабочей недели вы проводите из-за нехватки времени для выполнения задачи или достижения цели?

Существует множество различных способов решения проблемы управления временем - вы можете загружать приложения, настраивать время сна, создавать списки и так далее. Но если вы не до конца понимаете, почему для вас важно лучше управлять своим временем, эти приложения и списки не помогут вам. Если у вас нет мотивации использовать их, вы не будете.

Вы должны сначала взглянуть на общую картину. Узнайте, почему важно эффективно управлять своим временем, и что вы от этого выиграете. Вы можете начать с рассмотрения 8 причин, по которым управление временем имеет решающее значение:

• Время ограничено

Независимо от того, как вы его ощущаете время, в сутках есть только 24 часа. Это относится и к вам, и к вашему коллеге, который, кажется, способен выполнять только половину выполняемой вами работы. Но это также относится к бывшему сотруднику, который последовательно добивается большего, чем вы, и в результате был повышен. Если вы хотите подняться в ряды, вы должны признать важность поиска способа управления этим ограниченным ресурсом.

• Вы можете добиться большего с меньшими усилиями.

Когда вы научитесь контролировать свое время, вы улучшите свою способность фокусироваться. А с повышенным вниманием повышается эффективность, потому что вы не теряете импульс. Вы начнете выполнять задания быстрее (рабочий день также пролетит незаметно).

• Усовершенствованная способность принимать решения

Независимо от того, используете ли вы технику распределения времени или открываете возможности для составления списков, вы скоро обнаружите, что хорошим преимуществом хороших навыков управления временем является способность принимать более правильные решения. Когда вам не хватает времени и вы должны принять решение, вы, скорее всего, сделаете поспешные выводы, не рассматривая каждый вариант полностью. Это приводит к неправильному принятию решений. Благодаря эффективному управлению временем вы можете:

1. Устранить давление, которое возникает из-за ощущения, что у вас недостаточно времени.
2. Вы начнете чувствовать себя спокойнее и контролировать.
3. Когда придет время изучить варианты и принять решение, вместо того, чтобы торопиться с процессом, вы можете уделить время тщательному рассмотрению каждого варианта. И когда вы можете это сделать, вы уменьшаете свои шансы принять плохое решение.

• Стать более успешным в своей карьере

Тайм-менеджмент - ключ к успеху. Это позволяет вам контролировать свою жизнь, а не следовать за потоком других. Люди замечают, что когда вы делаете больше каждый день, принимаете более обоснованные решения и чувствуете себя лучше. Лидеры в вашем бизнесе придут к вам, когда им нужно будет что-то сделать. И это увеличенное воздействие помогает поставить вас в очередь для возможностей продвижения.

• Возможности обучения есть везде

Очевидно, что чем больше вы учитесь, тем больше вы цените своего работодателя. И у вас есть отличные возможности для обучения, если у вас есть время остановиться и воспользоваться ими. Когда вы работаете более эффективно, у вас есть это время. Вы можете помочь с запуском нового продукта, над которым работает ваша команда разработчиков.

Чем больше вы узнаете о своей компании и отрасли, тем больше у вас шансов произвести положительное впечатление.

• Уменьшите стресс

Когда у вас нет контроля над своим временем, вы легко можете почувствовать, что вас торопят и перегружают. И когда это происходит, может быть трудно понять, сколько времени потребуется, чтобы выполнить задачу. Как только вы научитесь управлять своим временем, вы больше не подвергаете себя такому уровню стресса. Помимо того, что это лучше для вашего здоровья, у вас есть более четкое представление о потребностях вашего времени. Вы сможете лучше оценить, сколько времени займет выполнение задачи, и знаете, что сможете уложиться в срок.

• Необходимо свободное время.

Каждому человеку нужно время, чтобы расслабиться и отдохнуть. К сожалению, многие из нас этого не получают. Между работой, семейными обязанностями, поручениями и уходом за домом и двором, большинству из нас трудно найти хотя бы 10 минут, чтобы сидеть и ничего не делать. Наличие хороших навыков управления временем помогает вам найти это время. Когда вы заняты, вы делаете больше. В течение дня вы накапливаете дополнительное время, которое позже можете использовать, чтобы расслабиться, расслабиться и подготовиться к хорошему сну.

• Самодисциплина является ценным фактором

Когда вы практикуете хорошее управление временем, вы не оставляете места для промедления. Чем лучше вы добиваетесь этого, тем больше самодисциплины вы изучаете. Это ценный навык, который начнет влиять на другие сферы вашей жизни, где недостаток дисциплины не позволяет вам достичь цели.